Bien choisir la machine à café de l’entreprise

Pour bien choisir la machine à café de l’entreprise, il est nécessaire d’évaluer précisément les besoins et l’usage.

Evaluer la consommation

• Qui ? Le café est-il destiné aux salariés de l’entreprise, à sa clientèle, à du public de passage ? Ces questions influent aussi bien sur le choix de la machine à café de l’entreprise, que sur celui du monnayeur et des consommables (gobelets ou tasses, par exemple).
• Combien ? Une évaluation quantitative est nécessaire pour définir le type de machine à sélectionner. Elle est liée au nombre de salariés et au passage, mais également aux habitudes et aux horaires. Il est par exemple, très important de savoir si la consommation est répartie sur des plages horaires relativement larges ou au contraire, concentrée à des moments précis et brefs (changements d’équipes, pauses minutées…).
• Quoi ? Une évaluation qualitative s’impose également. Un produit mal adapté ne sera pas consommé. Il faut donc savoir si les consommateurs attendent plutôt un café long dans un gobelet ou un vrai expresso dans une tasse. Vont-ils le boire debout autour de la machine à café de l’entreprise, assis dans un lieu dédié à la pause, au cours d’une réunion ou dans leur propre bureau ?
• Où ? Large distributeur créant des attroupements ou petite machine à café d’entreprise posée dans le coin cuisine d’une entreprise, l’encombrement d’une machine à café est extrêmement variable. Par ailleurs, certains appareils nécessitent un branchement au réseau d’eau. Il est donc fondamental de savoir où sera placée la machine à café et si le modèle sera adapté à l’espace.

Evaluer les objectifs d’une machine à café pour l’entreprise

La machine à café peut être associée à plusieurs objectifs.

• Une mise à disposition : l’appareil sera placé dans un lieu de passage. Il offrira un service mais sera surtout conçu pour générer des profits pour l’entreprise ou le prestataire.
• Un espace de pause : pour améliorer le bien-être dans l’entreprise mais également la communication entre ses salariés, l’espace détente est plébiscité. La machine à café de l’entreprise doit alors s’intégrer à un lieu convivial et chaleureux.
• Agrémenter un stand, une réunion, un séminaire, un rendez-vous : le café peut être préparé dans un lieu séparé – coin cuisine de l’entreprise, arrière de stand… Il doit ensuite être présenté et servi, à la tasse, en bouteilles thermos ou en cruche, et éventuellement laissé à disposition.

Evaluer les solutions financières

• Choisir une machine à café pour l’entreprise nécessite également de choisir un mode de gestion. Ce dernier est en général déterminé par les critères précités : type d’appareil et objectifs.
  • Quelle somme l’entreprise est-elle prête à investir ? et sous quelle forme – en une fois, loyer, leasing ?
  • La nature de l’entreprise est déterminante. Par exemple, un comité d’entreprise ou une association préfèreront la location d’un distributeur dont le loyer pourra passer en frais de fonctionnement et dont les bénéfices pourront financer ses actions.
  • Le type de machine à café détermine l’importance de la maintenance : quasi insignifiante sur une petite machine automatique, elle se révèle très contraignante pour un distributeur automatique. Le choix du mode de gestion sera donc guidé par les besoins en maintenance.
• Inversement, le mode de gestion choisi influe sur le type de machine à café que l’entreprise sélectionnera. En effet, les prestataires refuseront, par exemple, de prendre en gestion totale une petite machine à café automatique prévue pour une consommation de 30 cafés par jour. Son exploitation ne serait pas assez rentable.